TENTANG SEKRETARIS

“Eksistensi Sekretaris dalam Organisasi dan Dunia Kerjanya”

BAB I

PENDAHULUAN

Pada setiap organisasi baik yang berbentuk perusahaan swasta, pemerintah maupun sosial, dalam upaya mencapai tujuan secara berhasil dan berdaya guna, memerlukan adanya pembagian tugas, pelimpahan wewenang, rincian tugas individu yang terlihat dalam organisasi, sehubungan dengan hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang berfungsi memimpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam orgnisasi, agar kegiatan setiap orang dalam bekerja sama dapat lebih terarah sesuai dengan tujuan.

Salah  satu  prasarana   yang     tidak kalah   pentingnya  dengan prasarana lainnya adalah terdapatnya suatu kantor yang  mampu menyediakan   informasi   yang    benar    berdasarkan  fakta dan dibutuhkan  oleh pimpinan        dalam rangka      mengatur     dan mengendalikan usahanya serta membuat keputusan

Setiap keputuasan yang telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi  perlu dicatat dan disimpan dengan baik sebagai sebuah pembuktian lebih lanjut. Ruang lingkup pekerjaan pada organisasi yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang pegawai atau sekelompok kecil pegawai. Sehubungan dengan hal tersebut, kemungkinan terdapat sekelompok staff, yang diantaranya adalah Sekretaris dan para pembantunya yang melaksanakan kegiatan bantuan, atau rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok, sehingga timbul satuan organisasi yang dinamakan “Sekretariat”.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Sekretariat dan Kesekretariatan

Menurut Drs. Wursanto bahwa sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Dengan pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur:

1. Tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris.
2. Manusia atau para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja.
3. Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya.

Pada dasarnya secretariat merupakan satuan organisasi atau lembaga yang berstruktur yang terdiri dari beberapa bagian atau seksi yang melakukan aktivitas atau kegiatan pada bagian  atau seksi masing-masing dengan dibawah koordinator atau kendali seorang sekretaris sebagai bawahan dari pimpinan.

Secara umum sekretariat dikonkritkan dengan adanya sebuah kantor atau tempat yang menjadi lambang akan adanya sebuah organisasi atau pun lembaga. Pada kantor atau tempat tersebut menjadi suatu aktivitas sehari-hari sesuai visi dan misi serta tujuan organisasi atau pun lembaga yang sekaligus melambangkan bahwa organisasi atau pun tersebut ada dan aktif.

            Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.

Fungsi Kesekretariatan

            Pada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup kegatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretariatan lain berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan yakni kegiatan  kegiatan administrasi dalam arti sempit yang meliputi:

1. adanya orang-orang yang bekerja.
2. penerimaan dan pengiriman surat-surat.
3. penerimaan dan pengiriman telepon.
4. penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari.

Kegiatan administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti luas dapat meliputi kegiatan sebagai berikut:

1. Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan organisasi. Semua hasil pencatatan berfungsi sebagai alat pertanggungjawaban dan bahan informasi.
2. Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada pihak lain yang terkait atau yang memerlukan.
3. Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi antarkantor atau antarperusahaan secara perorangan maupun organisasi. Hal ini sangat penting dalam kerangka pengembangan organisasi baik yang bersifat inter maupun pengembangan ekstern.
4. Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, jawatan maupun perusahaan. Berkaitan dengan fungsi ini, administrasi kesekretariatan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam kerangka terjadinya kelangsungan (survive) keberadaan sebuah organisasi maupun perusahaan.
5. Administrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file). Hal ini penting karena aktivitas atau kegiatan secara de jure dari sebuah organisasi atau pun perusahaan akan menjadi legal dan kuat dengan adanya dokumen-dokumen surat yang menjadi dasar dari semua kegiatan maupun aktivitas yang berkaitan dengan sebuah organisasi mau pun perusahaan.

            Adapun fungsi kesekretariatan yang paling utama adalah sebagai berikut:

a.       Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal maupun eksternal.

b.      Mengamankan dan memelihara segala dokumentasi kantoryang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsi:

1.      perencanaan.

2.      pembuatan keputusan.

3.      pembimbingan.

4.      pengkoordinasian.

5.      pengontrolan.

6.      penyempurnaan.

            Dengan berjalannya fungsi-fungsi tersebut, menunjukkan keberhasilan pekerjaan kantor secara keseluruhan. Namun demikian, fungsi kesekretariatan yang sangat terkait dengan sebuah organisasi atau perkantoran adalah adanya pelaksanaan aktivitas atau kegiatan yang sesuai dengan bidang masing-masing secara professional dan bertanggungjawab, karena hal ini akan menunjukkan bahwa kesekretariat tersebut telal terjadinya pelaksanaan fungsi-fungsi sesuai dengan job description sehingga proses administrasi secara luas pada suatu sekretariat akan berjalan dengan baik dan lancar.

B.     Kedudukan dan Peran Sekretaris

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

Ruang Lingkup Sekretaris

• Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.

·         Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.

·         Menyelenggarakan rapat-rapat.

·         Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum.

Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan :

• Tugas-tugas yang bersifat rutin
• Tugas-tugas khusus
• Tugas-tugas yang bersifat kreatif
• Melakukan hubungan dan kerja sama

Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

Tugas-tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam yaitu :

• Tugas-tugas Rutin
• Tugas-tugas Khusus
• Tugas-tugas Istimewa
• Tugas-tugas Resepsionis
• Tugas Keuangan
• Tugas Sosial
• Tugas Insidental
• Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting

C.    Posisi Sekretaris dalam Organisasi

Peran dan tanggung jawab ‘STP” (Strategis – Teknis – Pendukung). Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan :

1. Peran Strategis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan peformen organisasi melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.
2. Peran teknis, peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. (dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris akan semakin intensif).
3. Peran pendukung, Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan aoutgoing).

D.    Kualifikasi Sekretaris Organisasi

1.      Pengetahuan

1. Mempunyai pengetahuan yang luas.
2. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi, fungsi dan tugas pokok organisasi.
3. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya.
4. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran.
5. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing

2.      Keterampilan

a.       Mampu menyusun laporan

b.      Mampu berkorespondensi

c.       Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing

d.      Mampu menggunakan teknologi perkantoran

3.      Kepribadian

a.       Memiliki kepribadian yang menarik dan baik

b.      Loyalitas dan dedikasi yang tinggi

c.       Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,  keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta  tanggung jawab

E.     Sikap Sekretaris dalam Melaksanakan Tugas

Beberapa hal yang harus diperhatikan   seorang sekretaris antara lain :

• Keterampilan kesekretarisan

• Mempunyai inisiatif dan cara berpikir logis
• Ingatan yang baik
• Memperluas wawasan
• Ketelitian
• Pertimbangan atau perhitungan sebelum melakukan tindakan
• Menyelesaikan pekerjaan secara sempurna

Sikap yang berhubungan dengan Kepribadian

• Handal
• Jujur
• Ketekunan dan kerajinan
• Sikap membawa diri
• Pandai menyesuaikan diri
• Memperhatikan dan menjaga kerapian diri

F.     Etika, Penampilan Diri dan Prinsip Sekretaris

Sekretaris perlu mengetahui beberapa sikap etis (santun) dalam berhubungan kerja di kantor. Beberapa tindakan etis yang harus dilakukan oleh sekretaris adalah:

1. Membina hubungan yang pernah dijalin dalam dunia bisnis dengan sebaik-baiknya.
2. Membangun kepercayaan terhadap pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan.
3. Bersikap tegas dalam mengambil keputusan.
4. Menjaga suasana formal.
5. Dalam bekerja sekretaris harus bisa menjunjung tinggi profesinya dan melaksanakan tugasnya sesuai dengan Kode Etik Sekretaris.

Ciri-ciri pribadi sekretaris sesuai dengan etika profesinya perlu memiliki sikap:

1. Selalu mengoreksi diri pribadi atas penilaian atau kritik dari orang lain.
2. Mau menerima penilaian-penilaian orang lain tentang diri pribadinya
3. Sabar dan bijaksana dalam menghadapi segala persoalan dan mampu mengatasi persoalan tanpa merugikan orang lain.
4. Dapat menyesuaiakan  diri dengan segala situasi serta menempatkan diri sehingga orang lain menurut hormat.
5. Mengetahui aturan sopan santun dan selalu menghormati pendapat dan kepentingan orang lain.

Beberapa faktor yang mempengaruhi penampilan seorang sekretaris adalah:

1. Pembawaan lahir.
2. Kesehatan fisik dan mental.
3. Kebersihan pribadi
4. Latar belakang sosial ekonomi dan kebudayaan.

Kriteria umum seseorang untuk dapat mengembangkan kepribadiannya :

• Mampu mengaktualisasikan diri
• Mampu melihat secara objektif
• Memiliki pandangan hidup
• Menghargai orang lain
• Peka akan tujuan
• Memiliki rasa humor

Prinsip Terpenting Sekretaris:

• Tutup Mulut Rapat – Rapat
• Pasang Mata Awas – Awas
• Buka Telinga Lebar – Lebar

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

            Dalam suatu organisasi yang berbentuk perusahaan seorang sekretaris mempunyai peran yang cukup vital dalam organisasi tersebut. Seorang pemimpin akan sangat tertolong dengan keberadaan sekretaris dalam tugasnya sebagai pimpinan perusahaan.

Sekretaris harus mempunyai kepribadian baik serta memiliki wawasan fisik yang luas. Karena kepribadian lebih dominan dari bidang lainnya serta seorang sekretaris yang memiliki wawasan fisik perkantoran akan mampu memberikan nuansa kantor yang mampu memberi pamor kepada para pegawai sehingga semangat kerja terpelihara dan merasa nyaman di lingkungan kerjanya.

Sukses tidaknya sekretaris tidak saja ditentukan oleh keterampilan melakukan pekerjaan, tetapi ditentukan pula kerjasama dengan pimpinan. Dalam hubungan kerjasama peran sekretaris sangat strategis dalam memberikan dukungan semangat kerja pimpinan. Sebagai sekretaris sering dihadapkan pada suatu kondisi yang kurang menyenangkan, akan tetapi harus bersikap manis dan kompromis.

Saran

            Seorang sekretaris dituntut untuk bekerja secara efektif dan efisien. Sekretaris diharapkan mampu memiliki keterampilan dan sikap yang simpati dalam menghadapi masyarakat, selain itu seorang sekretari sebaiknya memiliki sifat psikologis dan fisik yang baik. Untuk menjalankan kewajibannya, seorang sekretaris dituntut untuk memiliki keterampilan kesekretariatan, inisiatif dan cara berpikir yang logis, mengikuti perkembangan masalah, memperluas wawasan, selalu meningkatkan kemampuan dalam segala hal.

DAFTAR PUSTAKA

Drs. Saiman, M.Si. 2002. Manajemen Sekretaris . Jakarta: Ghalia Indonesia

http://susilawati.files.wordpress.com/2007/09/adm-kesekretarisan.doc.

http://peapfkipuniku.files.wordpress.com/2007/09/kesekretarisan-cucu.ppt

Posted 23rd September 2011 by edy nugroho